Etika Dasar Mengirim Email Profesional untuk Mahasiswa dan Fresh Graduate
- https://id.jobstreet.com/id/career-advice/article/cara-melamar-kerja-lewat-email-contoh-tips
Lifestyle, VIVA Bali – Di era digital, email masih menjadi salah satu media komunikasi formal yang paling sering digunakan, terutama dalam dunia pendidikan dan dunia kerja. Bagi mahasiswa dan fresh graduate yang mulai aktif menjalin komunikasi dengan dosen, HRD, atau perusahaan tempat magang, memahami etika mengirim email profesional sangat penting. Kesalahan kecil dalam penulisan email bisa berdampak pada citra diri di mata penerima.
Berikut ini adalah etika dasar yang perlu diperhatikan saat mengirim email profesional:
1. Gunakan Alamat Email yang Formal
Pastikan alamat email yang digunakan mencerminkan identitas profesional, seperti nama asli. Hindari alamat email dengan nama julukan, angka acak, atau istilah yang tidak pantas (misalnya: anakgaul99@gmail.com). Contoh yang baik adalah: namalengkap@gmail.com.
2. Tulis Subjek Email yang Jelas
Subjek email harus menggambarkan isi pesan secara singkat dan padat. Ini membantu penerima memahami konteks sebelum membuka email. Contoh: “Permohonan Magang di Divisi Editorial”, atau “Konfirmasi Jadwal Wawancara”.
3. Sapa dengan Hormat dan Gunakan Bahasa Baku
Selalu mulai email dengan salam dan sapaan yang sopan, seperti “Yth. Bapak/Ibu [Nama/Posisi]”. Gunakan bahasa baku dan hindari singkatan informal seperti “sy”, “bgt”, atau “gmn”.
4. Tulis Isi Email dengan Rapi dan Langsung ke Inti
Sampaikan maksud dan tujuan email secara singkat namun jelas. Hindari kalimat bertele-tele. Jika perlu, gunakan poin-poin agar lebih mudah dibaca.
Contoh struktur isi email:
- Perkenalan singkat
- Tujuan mengirim email
- Informasi tambahan atau dokumen terlampir
- Penutup yang sopan
5. Gunakan Penutup Formal dan Cantumkan Identitas
Akhiri email dengan kalimat penutup yang sopan seperti “Demikian yang dapat saya sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.”
Lalu, sertakan identitas seperti nama lengkap, institusi (jika mahasiswa), dan nomor kontak yang bisa dihubungi.
Menjaga etika dalam berkirim email bukan hanya soal kesopanan, tapi juga menunjukkan sikap profesional yang akan sangat dihargai di dunia kerja. Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, mahasiswa dan fresh graduate dapat membangun kesan pertama yang baik dalam setiap korespondensi profesional.
